Kuidas muuta tiim efektiivsemaks? See on üks levinumaid küsimusi, millele juhid vastust otsivad. Ei ole meeldiv, kui töö venib, inimesed jäävad detailidesse kinni, lõputult tehakse uusi versioone ja olulised otsused lükkuvad edasi.
Eluline näide kuidas hea tulemus ei eelda palju vaeva
Remontisin tütre tuba. Ma pole kindlasti mingi ehitusmeister. Aga 5-aastane ei oska niikuinii vaadata, kas postid on loodis, kruvid kuskilt ei paista või kas värvikiht sai igale poole täpselt ühesugune.
Tema ootused voodile olid lihtsad: Roosa, sädelev ja et kardinast saaks seinad teha (veel tegemisel).
Oleksin võinud tellida selle töö professionaalilt ja maksta mitu tuhat eurot. Aga see ei oleks muutnud lõpptulemust tema jaoks paremaks. Pigem vastupidi, ta tahtis seda samal päeval, mitte mitme nädala pärast.
Ma sain selle ise valmis, sest sain aru, milline hea tulemus tema jaoks välja näeb.
Tööl näeme tihti vastupidist olukorda
Aeglased töötajad ei ole tihti laisad, pigem vastupidi, need inimesed hoolivad oma töö kvaliteedist.
Nad tahavad teha võimalikult hea tulemuse. Nad lihvivad veel ühe detaili, kirjutavad veel ühe versiooni, peavad veel ühe koosoleku või lisavad dokumenti veel mõned peatükid. AI-ajastul tähendab see tihti kümnete lehekülgede pikkuseid projekti dokumente, mida lõpuks ei loe mitte keegi.
Kõrvalt vaadates tundub, et töö lihtsalt venib. Tegelikult pingutab inimene kogu aeg.
Kui projekti alguses kulub tohutult aega igale detailile, siis lõpuks tehakse hoopis tähtsamad otsused viimasel hetkel kiiresti valmis, sest tähtaeg jõuab lihtsalt kätte.
See on natuke nagu maratoni alustamine sprindiga. Esimesed kilomeetrid tunduvad suurepärased, aga lõpus ei jätku enam energiat nende kohtade jaoks, kus seda tegelikult kõige rohkem vaja oleks.
Miks see tekib?
Põhjuseid võib olla mitu.Mõni tahab näidata, milleks ta on võimeline. Mõni kardab saada halba tagasisidet. Mõni usub siiralt, et veel üks tund tööd teeb tulemuse kliendi jaoks paremaks.
Aga kõigi nende põhjuste taga peitub üks ühine küsimus: Kuidas ma saan aru, et nüüd on valmis?
Kui juht ei ole aidanud inimestel seda piiri näha, hakkab igaüks seda ise otsima. Ja inimene leiab alati veel midagi, mida paremaks teha. Sest paremaks saab peaaegu alati teha.
Paradoksaalsel kombel muutub iga järgmine töötund järjest vähem väärtuslikuks. Alguses on areng hästi nähtav. Aga mida lähemale inimene jõuab enda arvates täiuslikkusele, seda väiksemaks muutub iga järgmise tunni mõju kliendi jaoks.
Kuidas seda juhina lahendada?
Üks lihtsamaid tööriistu on 80/20 põhimõte.
Milline 20% sellest tööst loob kliendile 80% väärtusest?
See küsimus aitab inimestel teha otsuseid selle kohta, millele aega kulutada ja millele mitte.
Teine lihtne harjumus, mida tiimis juurutada, on jagada ideid palju varem. Mitte siis, kui kõik on valmis. Vaid siis, kui esimene tund tööd on tehtud või esimene lehekülg valmis saanud.
See annab võimaluse kontrollida, kas liigutakse üldse õiges suunas. Mida hiljem tagasiside tuleb, seda kallimaks muutuvad kõik parandused.
Kõige olulisem lahendus on aga pikaajalisem.
Juht ei saa lihtsalt öelda: “Sellest kvaliteedist piisab.”
Inimene usub seda alles siis, kui ta mõistab, miks just selline kvaliteeditase on õige.
See arusaam ei teki ühe projekti ega tagasiside käigus. See kujuneb välja aja jooksul.
Kõigepealt peab olema selge, mida ettevõte tervikuna üritab saavutada. Sellele toetub strateegia. Strateegiast tulevad eesmärgid ja prioriteedid. Alles siis on võimalik iga üksiku ülesande puhul hinnata, milline tulemus on päriselt hea.
Siis saavad ka sellised küsimused loomuliku vastuse.
- Millist probleemi me selle tööga lahendame?
- Millised detailid on kliendi jaoks kõige olulisemad?
- Mille arvelt oleme valmis kompromisse tegema?
Kui inimesed mõistavad seda loogikat, ei pea nad enam iga detaili ise ära arvama. Nad suudavad ise otsustada, millal töö on kliendi jaoks piisavalt hea ja millal oleks järgmine töötund lihtsalt lisakulu, mitte lisaväärtus.