AI kasutamine juhtimises teeb professionaalse suhtluse, kokkuvõtete ja töödokumentide loomise ülimalt lihtsaks. Seega muutub järjest olulisemaks küsimus, kas hästi sõnastatud teksti taga on ka päris mõte, konkreetne otsus ja arusaam sellest, kuidas midagi tegelikult ellu viia.
AI aitab nüüd kõigil professionaalselt kõlada
Eestlastena oleme pidanud aastaid õppima, kuidas tööl „õigesti“ suhelda. „How are you“, small talk ja muu corporate-suhtlus ei tule meile alati nii loomulikult nagu mõnes teises kultuuris. Olen ise näinud palju inimesi, kellel on väga häid mõtteid, kuid need jäävad eneseväljenduse tõttu varju.
Selles mõttes on AI olnud väga kasulik muutus. Isegi, kui mu sisuline vastus kirjale oleks lihtsalt „jah, sobib“, aitab AI sellest teha viisaka ja professionaalse vastuse. Inimene, kellel on raske ennast ametlikus suhtluses väljendada või kes kirjutab võõrkeeles, ei pea enam alustama tühjalt lehelt.
Varem võis hea sõnastuse ja professionaalse jutuga päris pikalt muljet avaldada. Kui inimene rääkis enesekindlalt efektiivsusest, strateegiast, muutustest ja suurest visioonist, tekkis kergesti tunne, et küllap ta teab, mida teeb. Hea eneseväljendus tekitas usaldust ja vahel läks päris pikalt enne, kui keegi detailideni jõudis.
Nüüd, kus AI abil oskavad kõik kirjutada põhjalikke kokkuvõtteid, koostada viisakaid vastuseid ja kõlada targalt, oleme jõudnud kiiresti teise äärmusesse. Sama sujuv ja turvaline sõnastus kordub nii sotsiaalmeedias kui ka töödokumentides ning ilus tekst ei tekita enam automaatselt usaldust.
Konkreetse plaani ja unistuste nimekirja erinevus
Kuigi AI koostatud dokumendid on pikad, ilusti struktureeritud ja täis õigeid sõnu, ei teki nende lugemisel alati arusaama, kuidas kirjeldatud asi peaks tegelikult toimima. Või vahel isegi, mida siin päriselt öelda tahetakse?
Räägitakse suuremast mõjust, paremast kliendikogemusest ja efektiivsematest protsessidest, kuid vastuseta jäävad praktilised asjad: mida me hakkame teisiti tegema, millist probleemi see lahendab, milliseid valikuid peame tegema ning kas meie tiimil on selle elluviimiseks aega, oskusi ja inimesi?
Sellepärast ongi oluline eristada unistused plaanidest. Unistuste nimekirjas on loetletud, milline olukord võiks välja näha. Seda oskab AI hästi kirjutada. Kuid plaan peaks lisaks selgitama, milles probleem praegu seisneb, milline muutus aitaks, kes selle eest vastutab, mida selleks tehakse ja mille järgi hiljem aru saame, kas lahendus töötas. Just plaani puudus on AI poolt koostatud dokumentide sage sümptom.
Lihtsalt eesmärkide, alapealkirjade, oodatava mõju ja järgmiste sammude lisamine ei tee dokumendist veel päris plaani.
Halb kommunikatsioon ei lahene automaatselt uue koosolekuga
Hea näide on organisatsioonides pidevalt korduv järeldus, et enamike probleemide taga on kehv kommunikatsioon. Sellele on lihtne pakkuda üldisi lahendusi: hakkame igal nädalal kohtuma, paneme rohkem asju kirja, teeme uue infokanali või loome kommunikatsiooniplaani. AI oskab sellise plaani kiiresti valmis kirjutada ja soovitused tunduvad täiesti loogilised.
Aga „kommunikatsioon on kehv“ ei kirjelda veel probleemi piisavalt täpselt või vahel isegi õigesti. Kas inimesed ei räägi omavahel piisavalt? Kas nad räägivad valede inimestega või valel ajal? Kas info on olemas, kuid seda ei kuulata? Kas inimesed saavad samadest sõnadest erinevalt aru?
Need on väga erinevad probleemid ning igaüks neist vajab erinevat lahendust.
Kui inimesed juba praegu ei jõua olemasolevaid dokumente lugeda ega koosolekutel kuulata, võib uue kohtumise lisamine olukorra hoopis hullemaks teha. See võtab veel rohkem fookust ja tekitab juurde järjekordse koha, kus kiiruga üldist infot korratakse. Samamoodi ei lahenda rohkem kirjapanemist olukorda, kus tekstist puudub sisu või inimesed ei tea, mida selle teadmisega peale hakata.
AI liigub üldise vastuse poole, juht peab minema konkreetseks
AI toimib väga lihtsustatult nii, et leiab tohutust hulgast olemasolevast infost mustreid, seoseid ja tõenäolisi vastuseid. See teeb temast erakordselt kasuliku tööriista, kui tahame kiiresti mõista, kuidas mingit probleemi tavaliselt lahendatakse, milliseid küsimusi võiks küsida või millised lahendused on mujal töötanud.
Sellest jääb aga väheks, kui eesmärk on viia organisatsioonis ellu reaalne muutus. Plaani koostamisel mängivad olulist rolli varasemad otsused, omavahelised suhted, klientidele antud lubadused, inimeste oskused, tegelik ajakulu ja kümned muud detailid, mida ükski üldine mudel meie eest ära ei lahenda.
Inimesed on täiesti võimelised sisulisi plaane koostama ja tegid seda ka enne AI-d. Praeguses tempos oodatakse aga pidevalt uusi ideid, proaktiivsust ja nähtavat mõju ning iga algatuse põhjalikuks läbimõtlemiseks ei jää alati aega. AI täidab tekkinud tühimiku kiiresti: dokument saab valmis ja midagi on justkui tehtud, isegi kui päris plaani selle taga veel ei ole.
Sellega ei kao aga töö ära, vaid liigub järgmisele inimesele. AI abil on lihtne pikk ja veenev dokument valmis kirjutada, kuid kellelgi tuleb see hiljem läbi lugeda ning välja selgitada, kas väited on põhjendatud, sammud omavahel seotud ja lahendus päriselt teostatav. Kirjutamine muutub järjest lihtsamaks, lugemine ja sisuline kontrollimine aga järjest raskemaks.
AI on kasulik siis, kui sul on juba midagi öelda
Kindlasti ei tähenda see, et AI muudab hea eneseväljenduse mõttetuks või et juhid ei peaks oma väljenduses olema selged.
Oluline on eristada, kas AI aitab sinu enda mõtet selgemalt väljendada või ootad temalt ka mõtet ja sisu. AI-ga võib ideid põrgatada, küsimusi otsida ja oma arutluskäiku kontrollida, kuid projekti lähtekoht peab olema inimese enda arusaam probleemist, vajalikest valikutest ja sellest, kuidas plaan peaks päriselt toimima.
Esimene versioon ei pea olema ilus. Toores tekst, milles on päris tähelepanek ja sisuline mõte, on parem lähtekoht kui professionaalselt kõlav, kuid sisutühi dokument. Kui mõte on olemas, saab AI aidata seda struktureerida, näidata, milline kontekst on lugejal puudu, või kontrollida, kas põhjendused peavad.
Ja võib-olla ongi kogu asja suurim iroonia see, et mida rohkem kõik õpivad AI abil hästi kõlama, seda vähem hästi kõlamine lõpuks loeb. Palju rohkem hakkab välja paistma see, kellel on päriselt midagi öelda ja kes oskab üldise jutu muuta otsuseks, mille järgi on võimalik ka tegutseda.