Prioriteetide seadmine meeskonnas algab sellest, et on selge, millist probleemi lahendatakse ja millist tulemust tahetakse saavutada. Strateegia aitab selle põhjal otsustada, millised ideed ja tegevused on praegu olulised ning millised tasub kõrvale jätta. Selles blogis vaatan, kuidas luua strateegia, mis annab tiimidele ühise suuna ja aitab igapäevaselt prioriteete seada.
Miks on meeskonnal strateegiat vaja?
Mida suurem on tiim, seda keerulisemaks läheb ühises suunas liikumine. Inimestel on erinev taust, erinevad ideed, erinev info ja seetõttu ka erinev arusaam sellest, mis parasjagu kõige olulisem on. Kui ühine suund pole selgelt paigas, hakkavad inimesed individuaalselt panustama ning kaob ära meeskonnana töötamise väärtus.
Lisaks võivad hakata individuaalsed panused üksteist segama, sest igaüks toob juurde oma ideid, vajadusi ja tegevusi.
Strateegia toob missiooni lähemale igapäevastele valikutele
Hea strateegia aitab just sellist segadust vähendada. Enamasti on ettevõtetel ka missioon, mis kirjeldab suuremas pildis, millist probleemi ettevõte lahendab, kuid aitab vähem teha igapäevaseid valikuid. Strateegia täidabki just selle tühimiku – ta toob kaugema suuna konkreetsema perioodi ja valikute tasandile. Kui kogu tiim, juhtkonnast spetsialistideni, on kokku leppinud ühises strateegias, on vähem üksteise töö vahele sõitmist, juhuslikke kõrvalideid ja pidevat fookuse nihkumist. Kõigi panus läheb rohkem sama suuna ja sama tulemuse saavutamisse.
Hea strateegia algab probleemist
Strateegiat on lihtne hakata üles ehitama tegevuste ümber. Teeme seda rohkem, võtame kasutusele uue protsessi või jagame tegevused tiimide vahel teistmoodi ära.
Enne tegevusi peab aga olema selge, millist probleemi selle strateegiaga päriselt lahendatakse.
Hea kontrollküsimus on, et kui strateegia on ellu viidud, siis mis muutust me tahame näha? Milline oluline probleem on seetõttu väiksem, kadunud või vähemalt selgelt paremini kontrolli all?
Kui strateegia on ehitatud ainult tegevuste ümber, saab perioodi lõpus üsna lihtsalt kontrollida, kas need tegevused said tehtud. Palju keerulisem on hinnata, kas ja mis sellest päriselt paremaks läks.
Aga ka oodatud muutus tuleb valida õigesti. Näiteks „kasvatame käivet 20%“ võib olla väga konkreetne eesmärk, aga käive ise on põhjus-tagajärg ahela lõpus. Ettevõte saab küll otsustada, et tahab käivet kasvatada, kuid ei saa otseselt otsustada, et klient nüüd rohkem ostab. Otsuse teeb lõpuks klient selle põhjal, kas ettevõttes tehtud muudatus loob tema jaoks rohkem väärtust.
Ehk ettevõte saab mõjutada põhjuseid, mis klienti rohkem ostma viivad ja mille tagajärjel võib kasvada ka käive. Näiteks võib olla probleem selles, et uued kliendid ei saa tootest piisavalt kiiresti väärtust kätte, olemasolevad kliendid lahkuvad liiga vara või mõne kliendigrupi vajadus jääb täna täiesti lahendamata. Strateegia peaks aitama valida, millist neist põhjustest proovitakse muuta.
Käive võib ikka olla väga oluline mõõdik, mille järgi hiljem hinnata, kas tehtud valikud tõid ärile soovitud tulemuse. Aga strateegia ise peaks kirjeldama seda muutust, mida organisatsioon saab teadlikult mõjutada ja mille tõttu võiks ka kliendi käitumine muutuda.
Strateegia peab juhtima ideid, mitte ideed strateegiat
Kui probleem, soovitud muutus ja mõõdikud on paigas, tekib raam, mille sees eri tiimid saavad oma tegevusi planeerida. Hea strateegia peaks olema piisavalt konkreetne, et iga tiim saab aru, milline on tema roll ja kuidas tema panus teiste tiimide tegevustega kokku läheb.
Samas ei peaks strateegia kirjeldama iga tiimi jaoks detailselt ette, kuidas täpselt midagi teha. Tiimid tunnevad oma tööd, kliente ja igapäevaseid piiranguid kõige paremini ning neil peab jääma ruumi valida, kuidas oma osa võimalikult hästi ellu viia. Muidu võib strateegia hakata sundima inimesi tegema tegevusi lihtsalt sellepärast, et need on kunagi dokumenti kirja pandud, kuigi tegelikkuses oleks olemas parem viis sama tulemuse saavutamiseks.
Oluline on, et see vabadus jääks ühise strateegia raamidesse. Tiim võib leida efektiivsema viisi oma panuse andmiseks, mõnest algselt planeeritud tegevusest loobuda või valida hoopis parema lahenduse. Strateegia väärtus on just selles, et tiimil on samal ajal nähtav ka suurem tervik: mida teised tiimid teevad, millised sõltuvused nende vahel on ja millise ühise muutuse poole kõik liiguvad.
Nii saab iga tiim oma tööd võimalikult hästi teha ilma, et kohalik optimeerimine hakkaks teiste tööd segama. Kui ühe tiimi parem lahendus mõjutab ka teisi, annab strateegia raami, mille sees saab selle mõju läbi mõelda ja vajadusel tervikut koos kohandada.
Nii jääb tiimidele vabadus oma tööd parandada, samal ajal kui eri tiimide panused liiguvad endiselt sama strateegilise eesmärgi poole.
Kui tahad selle töö tiimiga koos praktiliselt läbi teha, tasub vaadata strateegiapäeva ja OKR-planeerimist